Operations Assistant – Office & Recruiting (Minijob) [all genders]

About this role

Worum es in dieser Rolle wirklich geht Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag funktioniert und organisatorisch in den verschiedenen Bereichen alles rundläuft. Dein fester Verantwortungsbereich ist unser Office Management . Während sich unser People-Team künftig stärker auf Recruiting, HR und Mitarbeitendenentwicklung fokussiert, übernimmst du organisatorische, administrative und operative Aufgaben, die im Hintergrund oft unsichtbar sind, aber entscheidend dafür, dass ein Unternehmen reibungslos läuft.

Gleichzeitig unterstützt du unser Team flexibel dort, wo gerade Unterstützung gebraucht wird, zum Beispiel in der Teamorganisation, im Backoffice oder im Recruiting und Bewerbermanagement. Du behältst den Überblick, koordinierst offene Themen, hältst zuverlässig nach und packst auch bei spontanen Aufgaben mit an. Kurz gesagt: Du bist unser organisatorischer Allrounder, übernimmst Verantwortung für unser Office und sorgst auch darüber hinaus dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt.

Deine konkreten Aufgaben Office Management & Büroorganisation Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien Organisation von Kaffee, Getränken und Verbrauchsmaterialien Sicherstellung einer angenehmen und funktionierenden Büroatmosphäre Betreuung von Gemeinschaftsflächen, Küche und Besprechungsräumen Unterstützung bei kleinen Feel-Good-Themen im Büroalltag Assistenz & Tagesorganisation Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung Termin- und Kalenderkoordination Organisation von Meetings Unterstützung bei Reisebuchungen Allgemeine administrative Tätigkeiten Recruiting-Support & Bewerbermanagement Organisatorische Unterstützung unseres HR-Teams im Bewerbermanagement Unterstützung im Bewerbermanagement für FRANZ//ROSA so visible sowie im Rahmen unserer Recruiting-Dienstleistung FRANZ//ROSA so attractive auch für externe Kunden Telefonische Kontaktaufnahme mit Bewerbenden Terminvereinbarung und Koordination von Vorstellungsgesprächen Anforderung fehlender Unterlagen und Nachverfolgung offener Themen Pflege und Aktualisierung von Bewerberdaten Unterstützung bei der Kommunikation mit Bewerbenden, Kunden und internen Ansprechpartnern Der Fokus liegt hierbei auf der organisatorischen Unterstützung.