Office Manager/Workplace Specialist

About this role

Do našeho týmu hledáme proaktivní, organizovaného a všestranného kolegu/yni na pozici Workplace Specialist . Budeš srdcem naší kanceláře – člověkem, který zajišťuje hladký každodenní chod týmu, vytváří příjemné pracovní prostředí a poskytuje klíčovou administrativní a organizační podporu našeho vedení (CEO a managementu). Co od tebe očekáváme: 1. Podpora vedení (Assistant českého CEO & lokálního leadership týmu) Správa kalendáře a schůzek: Efektivní plánování a koordinační podpora kalendáře CEO a členů vedení.

Organizování meetingů: Příprava agendy, domlouvání interních i externích schůzek. Účast na jednáních: Přítomnost na vybraných týmových a manažerských meetinzích, vedení agendy, body pro příští meetingy. Podklady a prezentace: Příprava a grafická úprava podkladů, přehledů a prezentací pro vedení společnosti. 2. Workplace Management & Recepce Chod recepce: Vedení a organizace agendy recepce, spolupráce s recepční. Zásobování: Objednávání kancelářských potřeb, občerstvení a spotřebního materiálu do kanceláří.

Správa prostor: Kompletní péče o funkčnost a estetiku kanceláří. Správa budovy: Komunikace s majitelem/správcem budovy, řešení oprav, údržby, vyúčtování a záležitostí spojených s nájmem. 3. Event Management & Firemní kultura Plánování akcí: Organizace firemních akcí od A do Z – od pravidelných firemních snídaní a workshopů až po velké večírky, vánoční párty a teambuildingové akce. 4. Finanční agenda & Globální komunikace Správa systému SAP Ariba: Zpracování nákupních požadavků, objednávek a agendy v interním finančním systému Ariba.

Interní komunikace: Každodenní koordinace a komunikace s centrálními/globálními týmy po celém světě. 5. Administrativa Datová schránka: Kompletní správa a příjmy/odesílání zpráv z firemní datové schránky. Co od tebe očekáváme: Praxe: Předchozí zkušenost na podobné pozici výhodou, nicméně není podmínkou. Jazykové znalosti: Výbornou znalost češtiny (slovem i písmem) a plynulou angličtinu (B2/C1) pro denní komunikaci s mezinárodním týmem.

Organizační schopnosti: Vynikající time-management, schopnost stanovit si priority a multitasking. Proaktivita a samostatnost: Schopnost přicházet s řešeními, dotahovat věci do konce a neztratit se při řešení neočekávaných situací. Komunikační a reprezentační dovednosti: Příjemné a profesionální vystupování, empatii a diskrétnost. IT dovednosti: Výhoda předchozí práce v Google Workspace prostředí (Gmail, Disk, Kalendář, Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Gemini), výhodou je zkušenost se systémem SAP Ariba a správy datových schránek.