Office Manager (m/w/d) - Teilzeit 20 Stunden - Berlin

About this role

Wir wachsen und mit uns auch die typischen Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Office-Managements. Du sorgst bei uns dafür, dass unser Headquarter Berlin Mitte im Alltag funktioniert – organisiert, strukturiert, zuverlässig und mit Blick für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Standortdetails. Dabei geht es bei uns nicht nur darum, bestehende Aufgaben abzuarbeiten: Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, Themen selbstständig vorantreibt und erkennt, wo wir Abläufe einfacher, digitaler oder smarter gestalten können! Du bist daher die ideale Ergänzung für unser Team, wenn du digitales Denken mit analoger Ordnung, Planung und Fürsorge verbinden kannst.

Du hältst unseren Office-Alltag und das Bestellwesen am Laufen: Von Bürobedarf und Bestellungen über Versand und Logistik und kleine organisatorische Themen hast du den Überblick und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du prüfst Rechnungen für Verbrauchsmaterialien und koordinierst Nachbestellungen. Auch Kleinigkeiten wie Geburtstagsgutscheine, Dekorationen oder kurzfristige organisatorische Anliegen gehen bei dir nicht unter.

Du bist verantwortlich für Instandhaltung und Infrastruktur: Eine Tür funktioniert nicht, eine Reparatur steht an oder ein:e Handwerker:in muss koordiniert werden? Du identifizierst Handlungsbedarf, findest passende Dienstleistende und begleitest die Umsetzung bis zur Lösung. Auch Wartungs- und Sicherheitsthemen behältst du zuverlässig im Blick. Du koordinierst und kommunizierst mit externen Diensten: Du bist erste Ansprechperson für die Catering, Handwerker:innen sowie Dienstleistende und stellst eine reibungslose Zusammenarbeit sicher.

Unsere Post wird z. T. digitalisiert zugestellt. Mithilfe von DropScan prüfst du den Eingang und die korrekte Weiterleitung – digital im System und analog. Du unterstützt bei Meetings, Events und besonderen Anlässen: Ob bei unserem Monatsfrühstück für das gesamte Team, wichtigen Meetings oder Unterstützungsbeedarf bei Messen oder anderen Veranstaltungen – du kümmerst dich um die organisatorischen Details, koordinierst Termine und prüfst Bedarfsartikel.