Office Administration Support

About this role

Du bist das Gesicht unseres Unternehmens – und sorgst dafür, dass sich jeder Besuch besonders anfühlt. DEINE AUFGABEN Gastgeber aus Leidenschaft – "First Impression Count!" Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Gäste, Kunden und Mitarbeiter und repräsentierst unser Unternehmen mit deiner offenen, herzlichen und professionellen Art. Du sorgst für einen positiven ersten Eindruck und schaffst eine einladende Atmosphäre, in der sich unsere Gäste vom ersten Moment an willkommen und bestens betreut fühlen.

Du übernimmst aktiv die Betreuung unserer Gäste vor, während und nach Meetings – vom persönlichen Empfang über das Anbieten von Getränken bis hin zur aufmerksamen Bewirtung. Du hast ein Auge fürs Detail und sorgst dafür, dass unsere Meetingräume jederzeit einladend, ordentlich und perfekt vorbereitet sind. Dazu gehören auch eine ansprechende Präsentation von Getränken und Snacks sowie das rechtzeitige Nachfüllen während Besprechungen.

Du gehst selbstbewusst und mit Fingerspitzengefühl auf Menschen zu, erkennst, wo Unterstützung benötigt wird, und handelst eigenständig, ohne auf Aufforderungen zu warten. Du koordinierst Meetingräume, organisierst Verpflegung und stellst sicher, dass unsere Besprechungen und Kundenbesuche reibungslos ablaufen. Organisation & Office Management – du behältst den Überblick! Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, Terminkoordination und Taxibuchungen.

Du bearbeitest unsere täglichen Office-E-Mails und unterstützt interne sowie externe Mitarbeiter bei ihren Anliegen. Du koordinierst Botendienste und kümmerst dich um die Annahme und den Versand von Paketen. Du verwaltest unsere Pool- und Firmenfahrzeuge. Du organisierst die Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsartikeln und sorgst für einen gut ausgestatteten Office-Bereich. Du unterstützt die Buchhaltung und Personalabteilung bei vorbereitenden administrativen Tätigkeiten, wie beispielsweise Kreditkartenabrechnungen und der Ablage und Kontrolle von Krankenstandsbestätigungen.

DEIN PROFIL Wir suchen keine reine Empfangskraft – wir suchen eine echte Gastgeberpersönlichkeit! Du bist eine offene, kommunikative und herzliche Persönlichkeit, die Freude daran hat, mit Menschen in Kontakt zu treten und ihnen ein positives Erlebnis zu bereiten. Du gehst aktiv und selbstbewusst auf Menschen zu, fühlst dich auch in größeren Gruppen wohl und hast keine Scheu, freundlich auf Gäste zuzugehen oder dich während eines Meetings um deren Wohl zu kümmern.