Mitarbeiter Sekretariat & Administration (m/w/d)

About this role

Über uns Organisation liegt Ihnen? Dann sorgen Sie bei uns dafür, dass im Hintergrund alles läuft. 📋 Ein Labor lebt nicht nur von präziser Analytik – sondern auch von einer guten Organisation. Von der ersten Kundenanfrage über Termine und Korrespondenz bis hin zu Angeboten und Rechnungen: Im Sekretariat laufen viele Fäden zusammen. Die CAL GmbH & Co. KG ist ein etabliertes chemisches Analyselabor mit Sitz in Darmstadt und Teil der internationalen viridiusLAB AG Gruppe.

Seit 1984 untersuchen wir unter anderem Wasser, Böden, Abfälle, Altlasten sowie Nahrungsergänzungsmittel und Kosmetikprodukte. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine freundliche und zuverlässige Persönlichkeit für unser Sekretariat in Vollzeit, die gerne organisiert, den Überblick behält und als Ansprechpartner:in für Kunden, Lieferanten und Kolleg:innen dafür sorgt, dass der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert.

Ihre Aufgaben Organisation und Bearbeitung allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der laufenden E-Mail-Korrespondenz Freundliche und professionelle Betreuung unserer Kunden, Lieferanten und Besucher – persönlich und telefonisch Koordination von Terminen sowie Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Themen Enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen unseres Labors Das bringen Sie mit Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbar Idealerweise erste bzw.

mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Position Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office Erfahrung mit einem Laborinformationssystem (LIMS) ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Organisationstalent und eine sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude am Kontakt mit Kunden und Kolleg:innen Flexibilität, Teamgeist und die Fähigkeit, auch dann den Überblick zu behalten, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen Benefits Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche Gleitzeit für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag 13.