Młodszy/-a Specjalista/-ka ds. Administracji

About this role

Jesteś młodą, ambitną osobą, która właśnie ukończyła studia i szuka pierwszego kroku w karierze zawodowej? Nie mogłeś/mogłaś trafić lepiej! Obecnie poszukujemy Specjalisty/-ki ds. Administracji w Polsce – doświadczenie zawodowe nie jest wymagane. Celem tego stanowiska jest wsparcie procesów administracyjnych w rezerwacji audytów w krajach Europy Wschodniej. Do głównych obowiązków Specjalisty/-ki ds. Administracji należą: Przyjmowanie zleceń usługowych i logowanie ich w wewnętrznym systemie.

Inicjowanie i przeprowadzenie korespondencji e-mailowej dotyczącej planowanej usługi. Pozyskiwanie dokumentów od audytowanych firm. Weryfikacja niezbędnych informacji (nazwa fabryki, adres, liczba pracowników itp.). Aktualizacja wewnętrznych systemów. Potwierdzanie terminu audytu z audytowanymi podmiotami. Kontakt z klientami, jeśli jest to konieczne. Wnioskowanie o wystawienie faktur i zbieranie potwierdzeń przedpłat.

Dotrzymywanie ustalonych terminów planowania i proaktywne monitorowanie postępów. Przestrzeganie wytycznych rezerwacyjnych Eurofins lub specyficznych wymagań klienta. Omawianie cotygodniowych aktualizacji podczas spotkań z zespołem. Przypisywanie audytorów do poszczególnych zleceń. Wysyłanie pakietów audytowych do audytorów w wymaganych terminach. Udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Czego oczekujemy: Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem). Znajomość programów MS Office. Wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm. Umiejętność pracy pod presją czasu. Bardzo dobra dbałość o szczegóły. Umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy. Zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań.

Umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów. Pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne. Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. Umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami, audytorami i klientami. Korzyści z pracy w zespole Eurofins : Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce.