Kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Projektmanagement und Finanzen

About this role

Deine Aufgaben Operativer Tagesgeschäft Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartnerinnen, externe Ansprechpartnerinnen und Dienstleister. Du organisierst und pflegst den Kalender des CEO, koordinierst Termine und sorgst für eine effiziente Tages- und Wochenplanung. Du planst nationale und internationale Geschäftsreisen und koordinierst alle organisatorischen Details für einen reibungslosen Ablauf.

Du bereitest Termine des CEO inhaltlich und organisatorisch vor, erstellst Unterlagen und Briefings, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Aufgaben nach. Du bearbeitest Schriftverkehr sowie eingehende Post, E-Mails und Telefonanfragen und stellst eine professionelle Kommunikation sicher. Finanzen und Administration Du führst die vorbereitende Buchhaltung durch, sammelst und prüfst Belege und Unterlagen und unterstützt bei der Abwicklung und Überwachung des Zahlungsverkehrs.

Du bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater und unterstützt bei der Vorbereitung der Jahresabschlüsse. Du unterstützt beim Vertragsmanagement und koordinierst Verträge mit Dienstleistern, Kunden und Geschäftspartnern. Du behältst Fristen, offene Vorgänge und administrative Aufgaben im Blick und sorgst für eine strukturierte und zuverlässige Bearbeitung. Projektmanagement Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung bei strategischen und projektbezogenen Aufgaben zusammen.

Du unterstützt bei Sonderprojekten rund um die Expansion unseres Fashion Outlets sowie die Planung und Realisierung unseres neuen Outlet Centers. Du koordinierst projektbezogene Aufgaben, Termine und Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern. Du bereitest Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf und hältst Projektfortschritte, To-dos und Fristen nach. Du unterstützt die Kommunikation und Koordination mit Architekten, Planern, Dienstleistern, Behörden und weiteren Projektpartnern und übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben innerhalb der Projekte.