Freelance – Event Manager (Hackathons Adopt AI)

About this role

Freelance – Event Manager (Hackathons Adopt AI) Type de contrat : Freelance Début : asap Octobre 2026 Fin prévue (à titre indicatif) : Décembre 2026 Lieu : Paris 9e À propos d'Artefact Adopt AI Chez Artefact Adopt AI , nous concevons et organisons des hackathons d'innovation sur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d' Adopt AI , le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants. Pour nous accompagner dans la communication et l'organisation de nos hackathons – avant, pendant et après Adopt AI, nous recherchons un(e) Assistant(e) Événementiel. Les missions Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité du superviseur événementielle, tes missions couvriront : La Gestion & Production Événementielle de A à Z Pré-événement : Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.

Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires). Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l’événement Jour J (Pendant l'événement) : Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production. Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons. Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.

Post-événement : Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation. Communication post-événement Roadmap indicative de la mission Oct. : Lancement de la logistique événementielle Nov. : Rush Pré-event (sprint de l’organisation opérationnelle) Déc. : Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l’événement) (A confirmer) Janv. : Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets event Profil recherché Freelance avec expériences et projets concrets en Événementiel Outils & Compétences : Coordination multi-acteurs internes et externes (chefs de projet, prestataires, participants, intervenants, entre autres) et logistique technique.