Executive Assistant to the CEO - TZ/VZ (m/w/d)

About this role

Du bist die operative Absicherung rund um den CEO. Alles, was im Alltag der Geschäftsführung noch keine Systematik hat, landet bei dir, und du machst daraus Ordnung. Du fängst ungefilterten Input auf, priorisierst, klärst Zuständigkeiten und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt und der CEO seinen Fokus auf die Themen mit dem größten Hebel behält. Erfolg heißt: Nach sechs bis zwölf Monaten läuft der Arbeitstag des CEO auf Systemen statt auf Zuruf.

Wiederkehrende Themen haben klare Abläufe und Verantwortliche, und Entscheidungen sind vorbereitet, bevor sie gebraucht werden. CEO Office & Entlastung: Du nimmst den ungefilterten Zulauf aus Mails, Nachrichten und Zuruf auf und übersetzt ihn in klare Prioritäten, Zuständigkeiten und Entscheidungspfade Vom Chaos zum System: Du erkennst wiederkehrende Ad-hoc-Themen, baust daraus wiederholbare Prozesse und übergibst sie, sobald sie stehen Koordination & Kommunikation: Du steuerst Termine, Vorbereitung und Nachverfolgung und kommunizierst im Namen des CEO Office, sichtbar als Vertretung, nie als Imitation Du willst mehr als einen "Job", du willst rund um eine Geschäftsführung Ordnung schaffen, wo heute noch keine ist? Let's talk.

ucm steht für moderne HR-Arbeit mit echtem Impact. Wir bauen Tech-gestützte Workforce-Lösungen, die Kund:innen lieben – flexibel, schnell und performance-orientiert. Unser Product Team entwickelt inhouse, unsere Operations liefern Qualität on-site. Als Partner und Plattform für flexible Personallösungen gestalten wir die Zukunft der Arbeit neu. Unsere Mission: die richtigen Menschen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort bringen – verlässlich, datengetrieben und mit Leidenschaft für messbare Ergebnisse.

Founder Entlastung & CEO Office Aufnahme und Bündelung des gesamten ungefilterten Zulaufs an den CEO, inklusive Priorisierung nach Wirkung und Dringlichkeit Vorbereitung von Entscheidungen, Terminen und Gesprächen, damit der CEO vorbereitet in jede Situation geht Nachverfolgung offener Punkte über alle Richtungen hinweg, damit nichts verloren geht Systematisierung & Prozesse Identifikation wiederkehrender Themen ohne festen Ablauf und Überführung in klare, wiederholbare Prozesse Definition von Kategorien, Prioritäten und Verantwortlichkeiten, um den Noise für die Geschäftsführung dauerhaft zu reduzieren Übergabe systematisierter Abläufe an die zuständigen Stellen, statt Aufgaben dauerhaft an dich zu binden Kommunikation & Koordination Steuerung von Kalender, Kommunikation und Schnittstellen im Umfeld des CEO Kommunikation im Namen des CEO Office gegenüber internen und externen Stakeholdern Aufbau eines verlässlichen Überblicks über laufende Themen, Zusagen und Fristen Tools & Automatisierung Einsatz von AI, Automatisierung und Systemen wie Notion und Excel, um Routine zu eliminieren und Wirkung zu skalieren Aufbau einfacher, belastbarer Strukturen zur Ablage, Übersicht und Zusammenarbeit Perspektivisch: Ausweitung auf Corporate-Office-Themen und weitere Ventures unter dem Dach der Gruppe Erste einschlägige Erfahrung als Executive Assistant, im Founder-Support, in Operations oder in einer vergleichbar organisierenden Rolle Ausgeprägte Fähigkeit, aus unklaren Ausgangslagen schnell Struktur, Priorität und Zuständigkeit zu machen Sicherer Umgang mit AI-Tools, Automatisierung und Systemen wie Notion und Excel, um Aufgaben nicht nur zu erledigen, sondern zu systematisieren Hohe Eigenverantwortung, Diskretion und Verlässlichkeit im direkten Umfeld der Geschäftsführung Proaktivität und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, auch wenn nichts vorgegeben ist Verhandlungssicheres Deutsch (C2) und gutes Englisch (C1), schriftlich und mündlich Shape the Future.