Executive Assistant (m/w/d) - 1 Jahr befristeter Vertrag

About this role

About The Company GROPYUS is a technology-based construction company focused on building multi-story residential buildings. Thanks to its prefabricated building system with a wide range of design options, automated offsite construction, and fully digitalized processes, the company is able to create resilient timber housing quickly and cost-effectively. GROPYUS is using scalable construction and manufacturing solutions to tap into a future market, strengthen Europe’s innovation capacity, and play a substantial role in improving sustainability.

The company delivers its multi-family houses as a complete and turnkey solution. The combination of technology, construction, robotics, and manufacturing expertise means buildings can be created in a fully digitalized end-to-end process. The building system is based on versatile wall and slab elements, making it easier to optimize land use, customize plans, and build fast with both off-site construction and on-site assembly.

This system is complemented by the Building Operating System–developed in-house. Wir suchen eine:n engagierte:n Executive Assistant (m/w/d) für unseren Vorstand (CEO, COO, CAO und CFO) in Berlin. Im Rahmen einer auf ein Jahr befristeten Position arbeitest Du eng mit unserem Executive-Assistant-Team zusammen und trägst dazu bei, dass unsere C-Suite effizient und reibungslos arbeiten kann. Da die Rolle eine enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand erfordert, liegt die Kernarbeitszeit überwiegend zwischen 9:00 und 18:00 Uhr .

Selbstverständlich sind in Abstimmung mit dem Team Ausnahmen möglich. Zu Deinen Aufgaben gehören: Koordinations- und Organisationsarbeiten, einschließlich Verwaltungsaufgaben und E-Mail-Organisation Kalenderverwaltung Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (externe Meetings, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen) Vor und Nachbereitung von Geschäftsreisen Eventrecherche, -analyse und Aufbereitung von Daten, Fakten und Referenzen für die Entscheidungsfindung Planung, Organisation und Kalkulation von Geschäftsreisen und Firmenevents Unterstützung bei Korrespondenz und interner Kommunikation Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern Wer Du bist: Du bringst außergewöhnliche Fähigkeiten in Organisation, Zeitmanagement sowie interner und externer Kommunikation mit Du bist ein Multitasking-Talent und weißt, wie Du Deine Aufgaben priorisierst Du hast einen lösungsorientierten Charakter und löst Herausforderungen von Anfang bis Ende, denkst über jeden Schritt nach, der zur Problemlösung führt, und antizipierst die Bedürfnisse des Vorstands Du hast eine Hands-on-Mentalität und arbeitest gerne in einem schnelllebigen Umfeld Du kannst dich gut an unterschiedliche Situationen anpassen und arbeitest selbstständig Idealerweise hast Du bereits als Teamassistent gearbeitet oder bringst ähnliche Erfahrungen mit und möchtest in die Position hineinwachsen Du bringst professionelle Arbeitserfahrung mit sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Du bist bereit mindestens 2-3 Tage pro Woche im Büro zu erscheinen Was wir bieten: 30 Urlaubstage Flexible, hybride Arbeitsweise: Du kannst von zu Hause oder im Büro arbeiten, je nachdem, was für Dich am besten passt (2 mal pro Woche im Büro)! Lust, zu reisen und von einem anderen Ort aus zu arbeiten? Kein Problem! Du kannst bis zu 40 Arbeitstage im Jahr aus dem Ausland arbeiten.