Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

About this role

Verantwortung für die Organisation der Kalender der Geschäftsleitung sowie für ein professionelles und zuverlässiges Zeit- und Reisemanagement – inklusive Planung, Buchung und Abrechnung. Eigenständige Betreuung von Meetings, insbesondere mit externen Gästen, sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in unseren Büroräumen. Umfassende administrative Unterstützung: Terminplanung, Nachverfolgung, Informationsverteilung, technische Vorbereitung sowie fallbezogene Protokollführung.

Planung und Koordination von geschäftlichen Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder im Remote-Format. Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Erstellung und Pflege von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen. Eigenverantwortliche Führung vertraulicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büromanagements.

Selbstständige Übernahme und Umsetzung von Sonderprojekten. Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu koordinieren. Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Effizienz – auch unter Zeitdruck in einem schnelllebigen Umfeld. Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.

Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie schnelle Einarbeitung in neue Tools und Systeme. Routine im Management eines hohen E-Mail-Aufkommens: präzise, professionelle Korrespondenz, gewissenhafte Bearbeitung von Anfragen und verlässliches Follow-up. Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und diplomatisches Geschick. Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Erlebe Live-Emotionen hautnah: Gänsehautmomente mit den populärsten Bands und Künstler:innen unserer Zeit – in einem einzigartigen Arbeitsumfeld. Unbefristete Vollzeitanstellung mit transparenter Kommunikation in einem wachsenden Unternehmen sowie attraktiven Benefits. Ein starkes Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet, durch Hilfsbereitschaft überzeugt und eine offene Come-as-you-are -Kultur lebt – Vielfalt und Wertschätzung sind bei uns selbstverständlich.