Executive Assistant

About this role

Als Executive Assistant bij InPost Nederland ben je de rechterhand van onze CEO en een belangrijke schakel binnen onze Nederlandse organisatie. Je zorgt ervoor dat de CEO haar tijd en aandacht kan richten op de onderwerpen die de grootste impact hebben op onze organisatie. Tegelijkertijd help je het leadership team om structuur, focus en voortgang te houden in een organisatie die volop in beweging is. Deze rol gaat daarom verder dan traditioneel agendabeheer.

Je denkt vooruit, stelt prioriteiten, bereidt belangrijke overleggen voor en zorgt dat besluiten en acties worden opgevolgd. Je beweegt gemakkelijk tussen strategische onderwerpen en praktische zaken en weet precies wanneer je moet organiseren, wanneer je moet signaleren en wanneer je zelf actie onderneemt. Over InPost InPost is een van de grootste Europese spelers in out-of-home delivery. Met ons netwerk van pakketautomaten en pick-up-and-drop-offlocaties maken we het verzenden, ontvangen en retourneren van pakketten eenvoudiger en flexibeler voor consumenten en webshops.

Onze organisatie groeit snel. Inmiddels zijn we actief in negen Europese landen en verwerken we jaarlijks meer dan een miljard pakketten. In Nederland zijn we volop in ontwikkeling. Met de integratie van Mondial Relay in het InPost-merk bouwen we verder aan een sterk en herkenbaar out-of-home-deliverynetwerk in de Nederlandse markt. Dat betekent dat we in een interessante fase zitten. We zijn onderdeel van een grote internationale organisatie, maar hebben in Nederland tegelijkertijd de dynamiek van een groeiende organisatie waarin veel gebeurt en waarin processen voortdurend verder worden ontwikkeld.

Als Executive Assistant speel je een belangrijke rol in die ontwikkeling. Jij zorgt ervoor dat de CEO en het leadership team goed voorbereid zijn, de juiste prioriteiten kunnen stellen en dat belangrijke besluiten en acties niet blijven liggen. Jouw rol Je werkt nauw samen met onze CEO en ondersteunt daarnaast het Nederlandse leadership team. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, begrijpt wat er binnen een organisatie speelt en weet vooruit te kijken.

Je bent verantwoordelijk voor het effectief organiseren van de agenda en werkzaamheden van onze CEO. Daarbij kijk je verder dan alleen het plannen van afspraken. Je: Beheert proactief de agenda en bewaakt de prioriteiten van de CEO Denkt mee over welke afspraken wanneer plaatsvinden en wie daarbij aanwezig moet zijn Organiseert en boekt nationale en internationale zakenreizen, inclusief vluchten, hotels en vervoer Bereidt belangrijke meetings voor door agenda’s, stukken en relevante achtergrondinformatie te verzamelen Bewaakt acties, deadlines en follow-ups uit belangrijke overleggen Bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders Schakelt zelfstandig met senior stakeholders binnen onze internationale organisatie Kijkt vooruit naar wat eraan komt en zorgt dat de CEO goed voorbereid is op belangrijke gesprekken, meetings en ontwikkelingen Management en governance Naast je directe ondersteuning van de CEO help je mee om het managementritme van de Nederlandse organisatie goed te organiseren.