Business Support Administrator – Procurement F/M/X

About this role

C’est ici que vous attend votre plus grand défi : Au sein du département Achats d’Accor, vous rejoignez l’équipe Procurement Business Support Operations (PBS Operations) – ENA & Corporate . Vous êtes en charge de la gestion administrative et opérationnelle des activités Procurement pour l’Allemagne, l’Autriche et la Roumanie . L’équipe PBS Operations intervient notamment dans la gestion des contrats fournisseurs référencés, des déclarations fournisseurs, des processus de facturation et de la redistribution des rémunérations aux hôtels dans le cadre du processus global**“Spend & Remuneration”**.

Vous travaillez en étroite collaboration avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : acheteurs, contrôleurs de gestion, équipes comptables et commerciales, fournisseurs et hôtels. Vous utilisez principalement AstoreSuite , l’outil Procurement d’Accor qui centralise les contrats fournisseurs et les bases de données hôtels, et permet le suivi du processus de rémunération, depuis les déclarations de chiffre d’affaires fournisseurs jusqu’à la facturation.

Vos principales responsabilités : 1. Administration des fournisseurs et des contrats Création et mise à jour des fournisseurs Saisie, mise à jour et suivi des contrats fournisseurs dans AstoreSuite Gestion des contacts et de la documentation contractuelle Contrôle de la conformité des contrats et de la cohérence des données Maintenance et contrôle qualité des données dans la base Procurement Analyse et suivi du statut des contrats 2.

Gestion des campagnes de déclarations fournisseurs Préparation et lancement des campagnes de déclarations périodiques, trimestrielles et annuelles Communication et suivi auprès des fournisseurs Contrôles préalables aux campagnes et analyse des bases de données Relance des fournisseurs afin de garantir des déclarations exhaustives et fiables Contrôle de cohérence, identification des anomalies et gestion des régularisations Alerte des différentes parties prenantes en cas d’écarts identifiés Gestion des tableaux de bord, KPIs et reportings liés à l’activité 3.

Contrôle déclaratif et gestion des litiges Analyse des écarts entre les données comptables des hôtels et les déclarations fournisseurs Investigation, suivi et résolution des litiges Coordination et relances auprès des acheteurs, fournisseurs et équipes internes 4. Facturation fournisseurs et clients Émission et contrôle des factures fournisseurs conformément aux conditions contractuelles Contrôle des volumes d’achats déclarés et des montants associés Préparation des reportings d’activité 5.