Assistenz der Bereichsleitung / Projektassistenz (m/w/d)

About this role

Terminmanagement: Organisation und Koordination interner und externer Termine, Besprechungen und regelmäßiger Abstimmungen. Reisemanagement: Planung und Organisation von Geschäftsreisen sowie Bearbeitung der damit verbundenen administrativen Aufgaben. Bestell- und Einkaufsmanagement: Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen sowie Prüfung eingehender Einkaufsfreigaben unter Berücksichtigung vorgegebener Budgets. Controlling und Personaladministration: Pflege und Auswertung von Personalkennzahlen sowie Dokumentation personeller Veränderungen.

Zeiterfassung: Pflege und Überwachung von Arbeitszeitdaten und Zeiterfassungssystemen. Präsentationen und Auswertungen: Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Excel-Übersichten und Analysen für Management-Meetings und Entscheidungsrunden. Prozessmanagement: Unterstützung bei der Entwicklung, Einführung und Optimierung von Methoden, Prozessen und Systemen. Meeting- und Workshoporganisation: Koordination von Gremien, Regelterminen und Workshops sowie Unterstützung bei deren Vorbereitung und Moderation.

Projektunterstützung: Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten und Unterstützung der Projektkoordination. Schnittstellenmanagement: Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Unterstützung bei der Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg. Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, beispielsweise als Bereichsassistenz, Teamassistenz, Management Assistant oder Projektassistenz.

Gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und ein Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge. Erfahrung im Prozessmanagement, in der Prozessoptimierung oder in der Methodenentwicklung. Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint. Idealerweise Erfahrung mit SAP und SRM-Systemen. Kenntnisse im Controlling, in der Personaladministration oder im Qualitätsmanagement sind von Vorteil. Gute Präsentations- und Moderationsfähigkeiten.

Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten. Eine strukturierte, zielorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise. Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine parallel zu koordinieren.