Assistant(e) de Gestion Administrative et Évènementielle (H/F)

About this role

CDD de remplacement du 18 janvier 2027 au 30 avril 2027 Lieu : Télétravail - Présence physique obligatoire en début de contrat (formation) et de façon ponctuelle en fonction des besoins à L'Isle-sur-la-Sorgue (84800) - Présence physique obligatoire sur un congrès du lundi 15 au samedi 20 mars 2027 à Monaco (frais de déplacement et d'hébergement pris en charge par l'entreprise) Temps de travail : 35h/semaine travail en journée, du lundi au vendredi (9h-17h avec 1h de pause déjeuner) Rémunération : de 1885 € à 2025 € brut par mois, selon profil et expérience Intégration : Pour vous accompagner au mieux, une période de passation et de formation en binôme est prévue à votre arrivée Pulsar Events est une agence spécialisée dans l'organisation de congrès scientifiques et médicaux.

Notre structure accompagne les laboratoires de recherche et les sociétés savantes dans la mise en place d'évènements d'envergure nationale ou internationale. Au sein de l'équipe, la personne assure principalement la gestion administrative des inscriptions aux événements. Elle contribue également au suivi logistique, à l'accueil sur place et à l'adaptation de supports visuels, en appui aux responsables de projet. * Mission principale : Gestion des inscriptions : - Gestion des secrétariats : Gestion quotidienne et réactive des boîtes mails spécifiques à chaque congrès (aucune gestion de standard téléphonique) - Gestion des inscriptions via une plateforme spécialisée Key4events : Facturation (émission des devis, factures et avoirs), validation des inscriptions, suivi des règlements et relance des impayés - Gestion administrative des sponsors : Facturation, validation des inscriptions, collecte des éléments de communication (logos, encarts publicitaires, etc.) - Gestion des invités : Prise de contact par mail, gestion et suivi de leurs réservations hôtelières - Préparation des documents pour l'accueil du congrès : préparation des listes d'émargement, badges, et petite signalétique Missions complémentaires : *Communication : - Campagnes d'emailing : Création et envoi des newsletters via les logiciels de l'agence - Mise à jour des documents : Actualisation des visuels et documents existants (programmes, dossiers de sponsoring, badges, etc.) sur Word, Canva et InDesign *Suivi d'activité & financier : - Reporting financier : Réalisation de points mensuels sur l'évolution des inscriptions, du sponsoring et des paiements via Excel - Bilans : Rédaction des bilans chiffrés et analytiques à la clôture de chaque évènement.